Get The Word Out

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Questa storia appare nel numero di febbraio 2000 di . Abbonati » Indovina cosa: le grandi aziende stanno facendo la maggior parte delle loro comunicazioni interne a un prezzo più basso di quello che sei. Quanto ti costa distribuire un manuale dei dipendenti revisionato a tutti i lavoratori? O una lista di contatti telefonici / e-mail aggiornati?

Questa storia appare nel numero di febbraio 2000 di . Abbonati »

Indovina cosa: le grandi aziende stanno facendo la maggior parte delle loro comunicazioni interne a un prezzo più basso di quello che sei. Quanto ti costa distribuire un manuale dei dipendenti revisionato a tutti i lavoratori? O una lista di contatti telefonici / e-mail aggiornati? Se spendi anche solo un centesimo su entrambi, stai spendendo più di quanto lo siano alcune grandi società. Perché? Molti hanno smesso di stampare e fotocopiare queste cose molto tempo fa e stanno mettendo tutte le informazioni sulle loro intranet.

Una intranet può essere semplice, contenente forse un manuale per i dipendenti, una rubrica telefonica interna e un elenco di festività aziendali. Ma può diventare rapidamente più elaborato, magari con spazio per annunci, flash, elenchi di cose da fare, calendari condivisi e forse persino spazio per i dipendenti per pubblicare oggetti personali di loro scelta, come le foto di nuovi bambini.


Robert McGarvey scrive su argomenti di business, psicologia e management per diverse pubblicazioni nazionali. Per raggiungerlo con le vostre domande o commenti, inviate un'e-mail a [email protected]

Affari rischiosi

I vantaggi di creare una rete intranet sono chiari. Riduce istantaneamente i costi. Esegui 20 copie di un manuale di 50 pagine per dipendente, aggiungi i costi di manodopera e hai speso $ 50 o più. Basta fotocopiare un elenco telefonico di una sola pagina e spostarlo a ogni scrivania nell'edificio può diventare costoso, soprattutto quando c'è un aggiornamento ogni mese - forse anche ogni settimana.

I maggiori benefici possono essere che la distribuzione è immediata tramite un Intranet e, meglio ancora, i documenti sono sempre lì per i dipendenti da consultare ogni volta che ne hanno bisogno. Inoltre, le informazioni che devono essere condivise, ad esempio la pianificazione, sono condivise, semplicemente inserendole nella intranet. Immaginate un uso comune: un calendario di pianificazione delle ferie che consente ai dipendenti di effettuare dei saldi in determinate settimane; e, mentre lo fanno, possono guardare un calendario condiviso che dice loro a colpo d'occhio chi entrerà e chi sarà fuori durante i momenti cruciali.

Le intranet non sono prive di rischi, comunque. Primo, non sono Internet, dove non c'è dubbio che mettere su documenti privati ​​può essere pericoloso. Anche con la protezione della password invocata per elementi specifici, un hacker determinato (o semplicemente fortunato) potrebbe eseguire alcune sequenze di tasti e inciampare su tutto ciò che hai messo online. Le società di mammut sorpassano questi rischi creando reti interne che ruotano attorno a server intranet dedicati e reti interne che collegano tutti i computer. Quindi installano firewall e molteplici blocchi di sicurezza complessi, progettati per tenere lontani gli estranei. Troppo complicato per una piccola impresa? Anche quando una piccola azienda ha il know-how tecnico per erigere quel tipo di intranet, i soldi per costruire il sistema potrebbero non esserci - la costruzione di uno può rapidamente inghiottire un budget a cinque cifre. Quindi sei sfortunato?

Qualche anno fa, la risposta fu sì. A quei tempi, le piccole imprese potevano sbavare invidiosamente solo sulle grandi intranet aziendali. Oggi è diverso Ora qualsiasi azienda, non importa quanto piccola, può creare una intranet liscia. E lo sforzo richiesto è probabilmente molto inferiore a quello che temete.

Ora esistono più servizi online con la missione di fornire spazio alle piccole imprese per creare intranet basate sul Web che offrano tutto il botto delle grandi intranet aziendali ma con un esborso di soli alcuni (spesso no) dollari. Ad esempio?

  • Intranets.com (//www.intranets.com) è un servizio Web gratuito che offre un ampio spazio di 25 MB, offre backup automatici di tutti i documenti e offre strumenti facili per la creazione di gruppi calendari, annunci e altro.
  • Ufficio eGroups (//www.egroups.com/info/infopgs/office.html) offre più o meno lo stesso spazio per documenti, elenchi di contatti, calendari e annunci, tutto gratuito.
  • IntraGenics (//www.intragenics.com/index.cfm) fornisce un insieme raffinato di strumenti intranet basati sul Web - elenchi dei dipendenti, pagine di annunci, persino moduli per l'invio e l'approvazione delle vacanze richieste. Il servizio di base è gratuito e una versione premium (senza pubblicità) è disponibile al tasso di sconto a tempo limitato di $ 99 all'anno per un massimo di 25 utenti (un altro $ 35 per ogni 10 utenti aggiuntivi).
  • HotOffice (//www.hotoffice.com) può essere il più intelligente, facile da usare e più potente delle opzioni intranet basate sul Web. Calendari, archiviazione documenti e elenchi di contatti sono tutti integrati. Grazie alla piena integrazione con le applicazioni Microsoft Office, HotOffice consente il trasferimento con un solo clic dei documenti di Office in una rete intranet. Il costo è di $ 12,95 a persona (con sconti disponibili per più di 20 utenti), ma una versione supportata da pubblicità di HotOffice offre più o meno lo stesso gratuitamente.

Gli svantaggi di questi luoghi? Uno dei principali svantaggi è che gli utenti hanno bisogno di un computer con una connessione Internet per accedere al contenuto. Un altro intoppo: poiché l'informazione è su Internet, comporta tutti i rischi di qualsiasi informazione basata su Internet, sebbene questi servizi lavorino duro per offrire sicurezza. HotOffice, ad esempio, promette questo: "I nostri server sono posizionati in modo sicuro in una struttura all'avanguardia gestita da Global Center, leader riconosciuto nel settore dell'archiviazione e della distribuzione digitale.I nostri server sono protetti da doppio ridondante firewall Questi server sono protetti e monitorati 24 ore al giorno, sette giorni alla settimana da tecnici altamente qualificati, guardie di sicurezza e apparecchiature di sorveglianza a circuito chiuso.I server vengono sottoposti a backup ogni sera ei nastri vengono tenuti fuori sede in una struttura protetta progettato specificamente per ospitare media sensibili. " Ti va bene? È, e, per la maggior parte, puoi respirare facilmente quando si tratta di eventuali paure che potresti avere sugli estranei che si infrangono sulla tua festa privata.

Oltre a ciò, questi approcci basati sul Web sono funzionalmente molto simili a quelli più sbronzi intranet create da personale IT aziendale pesantemente finanziato. E poiché sono basati sul Web, è possibile accedervi praticamente da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento: un dipendente che lavora a casa o anche da una stanza d'albergo può collegarsi, controllare le notizie interne e scaricare documenti condivisi, tutto solo pochi clic del mouse.

Gioca secondo le regole

Vuoi iniziare a costruire la tua intranet? Inizia esaminando i prodotti della concorrenza, mettendoli in una mezz'ora a ciascuno, decidendo quale si adatta meglio alle capacità tecniche dei tuoi dipendenti. Quindi sceglierne uno e inizia a caricare un primo batch di contenuti.

Cosa dovresti mettere? Quando si tratta di contenuti, quasi tutto va bene. Ma fai attenzione a due regole:

  • Non includere nulla di troppo sensibile . A parte le promesse di riservatezza e sicurezza, è saggio non mettere mai niente su una intranet basata sul Web che, se ampiamente distribuita, potrebbe compromettere la redditività futura della vostra azienda. Ciò significa nessun segreto commerciale, nessun promemoria profondamente privato, nessuna informazione finanziaria sensibile. Perché? In teoria, qualsiasi sicurezza può essere violata - un fatto reso vivido da hack di successo nei propri computer del governo degli Stati Uniti. Inoltre, c'è la questione del giudizio dei dipendenti. Presentare un progetto di accordo per fondersi con un'altra società e si rischia un errore di valutazione da parte di un dipendente che potrebbe copiarlo e mettere il documento nelle mani sbagliate. Succede, anche quando "confidenziale" è stampato su tutto il file.

Ad ogni modo, mettere liberamente materiale che preferiresti non fosse pubblico - i numeri di telefono di lavoro dei dipendenti, per esempio. Certo, è una seccatura se questo materiale entra nelle mani degli estranei, ma se lo fa, le perdite sono contenibili.

  • Evita tutto ciò che potrebbe innescare cause . Scherzi etnici, cartoni animati e simili non possono essere tollerati da un'azienda che vuole stare fuori dal tribunale. E se un dipendente mette su materiale che gli altri trovano offensivo, abbattilo immediatamente. Certo, ci sono diritti di libertà di parola, ma gli avvocati aziendali sono uniti nell'urgcare una rapida eliminazione di tutto ciò che i colleghi potrebbero trovare umilianti.

La grande domanda sui contenuti è: i dipendenti dovrebbero essere autorizzati a pubblicare sulla intranet, o dovrebbero tutti le pubblicazioni saranno gestite da un webmaster? Una domanda correlata: i dipendenti dovrebbero essere autorizzati a pubblicare materiale personale? Molte ore sono state dedicate alla discussione di questi problemi, e in ogni caso, avrai un sacco di compagnia, non importa da che parte stai. Ma per la maggior parte delle piccole imprese, di solito è consigliabile consentire a tutti i dipendenti di pubblicare e, nei limiti dello spazio disponibile e del buon gusto, mettere su materiale personale. Perché quest'ultimo? Una intranet può essere uno strumento di comunicazione unidirezionale - in cui la direzione parla ai dipendenti - ma aumenterai la partecipazione e l'interesse dei dipendenti nella intranet se avranno tempo per parlare.

Ancora meglio, quando il contenuto è ricco, il controllo dell'intranet diventerà divertente e piacevole per i tuoi dipendenti. A loro piacerà, lo useranno e, abbastanza presto, ti starai chiedendo come mai sei andato avanti senza.

Passaggio successivo

  • Vai ai segnalibri su Intranet ( //www.itworks .be / bookmark / intranet), un ampio elenco di fonti per ulteriori informazioni sulla creazione e il mantenimento di intranet per aziende di tutte le dimensioni. Consulta anche Complete Intranet Resource (//intrack.com/intranet), che offre una vasta libreria di articoli che coprono tutto, dal calcolo del ROI di una intranet, oltre ai link a demo di diverse intranet aziendali lucide.