3 Strumenti per semplificare il tuo mondo digitale

3 Strumenti per semplificare il tuo mondo digitale
Sei proprietario di una piccola azienda o forse di una serie. E, immagino, non hai molto tempo a disposizione perché indossi troppi cappelli e gestisci troppe attività. Per avere davvero successo, devi essere efficiente. La tua mente dovrebbe essere libera da compiti banali e dedita alla creatività, all'innovazione e all'esecuzione.

Sei proprietario di una piccola azienda o forse di una serie. E, immagino, non hai molto tempo a disposizione perché indossi troppi cappelli e gestisci troppe attività.

Per avere davvero successo, devi essere efficiente. La tua mente dovrebbe essere libera da compiti banali e dedita alla creatività, all'innovazione e all'esecuzione.

Le tre aree in cui trascorro la maggior parte della mia giornata sono comunicare, leggere e cercare informazioni. Se sei come me, sei troppo collegato e inondato di informazioni. Razionalizzare la gestione delle informazioni è la chiave dell'efficienza.

In precedenza, ho scritto su come ottimizzare la mia casella di posta. Di seguito sono riportati tre strumenti che utilizzo per gestire la manichetta antincendio delle informazioni digitali e non essere sopraffatto.

1. Boomerang per la pianificazione delle e-mail.

Se sei esperto nell'e-mail marketing, sai che c'è un momento ottimale per inviare un'email, a seconda di chi la riceve. Al fine di garantire che la tua e-mail sia effettivamente letta, è necessario inviarla quando è più probabile che il destinatario la leggerà.

Sto facendo un cattivo servizio alla mia squadra quando invio una mail a tarda sera per avere qualcosa di cui occuparmi il giorno successivo. Lo sto mandando per rimuoverlo dalla mia mente e dalla lista delle cose da fare, ma nel farlo, creo un problema. In primo luogo, se non letto quella sera, è probabile che sarà sepolto nelle e-mail il mattino seguente, e probabilmente trascurato. In secondo luogo, se viene letto, sto aumentando inutilmente il livello di ansia del mio dipendente con una e-mail dal capo di notte.

La soluzione è lanciare l'e-mail e poi fare la fila con Boomerang per inviare la prima cosa al mattino. Non devo più ricordarmi di mandare l'e-mail in mattinata, avere meno preoccupazione che l'e-mail sia sepolta nella posta in arrivo del dipendente e non rovinare la serata a nessuno con una richiesta via email da parte del capo.

2. Pocket per rimanere organizzato.

Almeno il 95 percento delle mie notizie e il consumo quotidiano di informazioni sono online. Vivo e respiro una vita digitale, eppure, ho una sfida seria per stare al passo con l'eccesso di contenuti. Ogni mattina e sera, passo alla mia coda di contenuti in Flipboard, Feedly e Zite. Ogni articolo si adatta a uno dei tre livelli di valutazione per me.

Ho letto il titolo e, se è scritto bene, anche se non ho interesse per il pezzo, avrò abbastanza informazioni per riconoscere nella conversazione che sono a conoscenza dell'argomento. È come sapere che la tua squadra di baseball ha vinto la scorsa notte, ma non avendo idea di chi ha avuto il successo del gioco. Se il mio interesse è stuzzicato, scruto o leggo l'articolo per maggiori dettagli.

Terzo, e di maggior valore, è un articolo che ho bisogno di dedicare alla memoria. Sfortunatamente, il mio cervello ha una capacità limitata, quindi, come i tempi di ritaglio degli articoli di giornale, ho bisogno di conservare il pezzo per il recupero futuro.Per questo, utilizzo Pocket, che è in parte archivio personale, in parte memoria digitale ed estremamente efficace. I miei contenuti sono contrassegnati da termini come "infosec", "leadership" o "tendenze dei media" e le semplici ricerche di parole chiave mi consentono di fare riferimento alla mia memoria digitale senza dover ricordare dettagli specifici.

3. CloudMagic per trovare e recuperare informazioni.

Se non lavori per uno dei cinque milioni di organizzazioni che attualmente utilizzano Google Apps, allora non disponi delle funzionalità di ricerca della posta in arrivo di Gmail. Troppe persone usano le loro caselle di posta come repository di archiviazione catch-all, solo per trovare il processo di ricerca e recupero ingombrante, se non impossibile. Quanto è frustrante sapere di aver memorizzato alcune note digitali su una riunione del cliente, ma non hai idea di dove. Con CloudMagic, hai un'interfaccia per cercare tra tutti i tuoi archivi di dati personali come Gmail, Outlook, Evernote, Dropbox, Aol e altro.

Lasciatemi aggiungere un avvertimento. Se sei uno che si preoccupa della tua privacy digitale, questo servizio potrebbe non essere adatto a te. Assicurati di leggere e stai bene con la loro politica sulla privacy prima di procedere.

La quantità di informazioni create continuerà a crescere in modo esponenziale. Senza strumenti e tecnologie che ti aiutano a ridurre il rumore digitale, danneggeresti la tua capacità di innovare e far crescere la tua attività.

Non lasciarti impantanare. Organizza e migliora la struttura delle tue comunicazioni digitali con questi tre strumenti.